TRATAMIENTO DE DATOS
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el Club de Enseñanza Automovilística CLUENZA adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectado esto con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data.
I. IDENTIFICACIÓN RESPONSABLE
Toda petición, queja o reclamo relacionado con el manejo de datos personales, en aplicación de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, deberá enviarse a:
Nombre e identificación de la Empresa: Club de Enseñanza Automovilística CLUENZA es una persona natural de derecho privado, domiciliada en MUNICIPIO de Bello, identificada con numero de NIT: 43.677.442-4
Dirección: Diagonal 50ª # 42-97 piso 2
Teléfonos: 322 11 12
Correo electrónico: cluenza.1@hotmail.com
Ciudad: Bello, Colombia.
II. MARCO LEGAL Y JURISPRUDENCIAL
Constitución Política, artículo 15.
Ley 1266 de 2008
Ley 1581 de 2012
Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010,
Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013
Sentencias C – 1011 de 2008 y C – 748 del 2011, de la Honorable Corte Constitucional
III. DEFINICIONES
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales e imágenes;
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales e imágenes, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).
Dato personal: Cualquier información o vinculadas o que puedan asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y
garantías departidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento;
Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
IV. PRINCIPIOS ORIENTADORES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen;
Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la
Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley;
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
V. DERECHOS DE LOS TITULARES
De conformidad con lo previsto en las normas vigentes y particularmente en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares podrán:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la sociedad o a los Encargados. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Sociedad, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
Ser informado por la Sociedad o el Encargado, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que la Sociedad o el Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Estos derechos los pueden ejercer:
El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el Club de Enseñanza Automovilística CLUENZA
Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento y
Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.
VI. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO
Los responsables del tratamiento deberán cumplir los deberes aquí consignados, esto sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en el presente escrito y en las disposiciones legales que regulen su actividad: Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya
suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado.
Suministrar al Encargado, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
Exigir al Encargado en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
Informar al Encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
VII. DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO
Los Encargados del tratamiento deberán cumplir los deberes aquí consignados, esto sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en el presente escrito y en las disposiciones legales que regulen su actividad:
Garantizar al titular la protección de sus datos personales en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos del presente manual o de conformidad con lo establecido en la normatividad vigente aplicable.
Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, contados a partir del recibo de su solicitud.
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la normatividad vigente.
Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula por la normatividad vigente.
Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio o cualquier otra autoridad competente.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio o a la autoridad competente cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio o la autoridad competente en esta materia.
VIII. CONTENIDO DE LAS BASES DE DATOS
En las bases de datos del Club de Enseñanza Automovilística CLUENZA se almacena información general como nombre completo número y tipo de identificación, género y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil). En adición a estos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, la empresa puede tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos.
En las bases de datos de empleados y contratistas se incluye, adicionalmente información sobre la historia laboral y académica, datos sensibles requeridos por la naturaleza de la relación laboral (fotografía, conformación del grupo familiar, datos biométricos).
En las bases de datos se podrá almacenar información sensible con previa autorización de su titular, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la ley 1581 de 2012.
IX. TRATAMIENTO AL QUE SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES
La información que consta en las bases de datos de la empresa es sometida a distintas formas de tratamiento, como recolección, intercambio, actualización procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas.
En cumplimiento de deberes legales, la empresa podrá suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas que así lo requieran. El Club de Enseñanza Automovilística CLUENZA velará por el adecuado uso de datos personales de niños, niñas y adolescentes (menores de edad), garantizando que se cumpla con las exigencias legales aplicables y que todo tratamiento esté previamente autorizado y se encuentre plenamente justificado el interés superior de los menores.
X. FINALIDAD DE LOS DATOS DE CARÁCTER PERSONAL
La información recogida por el Club de Enseñanza Automovilística CLUENZA tiene como propósito permitir el adecuado desarrollo de su objeto comercial como empresa, dedica a ser la vitrina para la venta y compra de bienes, productos y servicios de las empresas inscritas.
La información recolectada sobre los clientes, proveedores, socios y empleados, pasados y actuales, se guardarán con el fin de facilitar, promover, permitir y mantener las relaciones de carácter laboral, civil y comercial, dentro del marco la ley 1581 de 2012.
XI. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR
El Club de Enseñanza Automovilística CLUENZA requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, excepto en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber:
Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos y contables.
Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Autorización tácita: se entenderá que el Titular ha otorgado autorización para el tratamiento de sus datos personales cuando mediante su conducta permita concluir de forma razonable que otorgó la autorización.
XII. DEBER DE INFORMAR AL TITULAR
El responsable del tratamiento, al momento de solicitar al titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:
El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad de los mismos;
El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes (Menores de Edad);
Los derechos que le asisten como titular;
La identificación, dirección física o electrónica del responsable del tratamiento.
XIII. MEDIOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN
El Club de Enseñanza Automovilística CLUENZA obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitio Web, o en cualquier otro formato que en cualquier caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos.
La autorización será solicitada en todos los casos de manera previa al tratamiento de los datos personales.
XIV. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN
El Club de Enseñanza Automovilística CLUENZA conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad, al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo ésta.
En consecuencia, la Sociedad podrá establecer archivos físicos y/o repositorios electrónicos (medios magnéticos) realizados de manera directa y/o a través de terceros contratados para tal fin.
XV. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O CONSENTIMIENTO.
Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento podrán revocar la autorización otorgada a el Club de Enseñanza Automovilística CLUENZA para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.
El Club de Enseñanza Automovilística CLUENZA establecerá mecanismos sencillos que permitan al titular revocar la autorización otorgada o solicitar la supresión sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó. Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto el Club de Enseñanza Automovilística CLUENZA deberá cesar cualquier actividad de tratamiento
de los datos; y de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento, según se estipule en la solicitud. En este último caso, el Club de Enseñanza Automovilística CLUENZA podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.
XVI. PROCEDIMIENTOS DE PRESENTACIÓN Y RESPUESTA A DE CONSULTAS
Los titulares de datos personales que consten en las bases de datos de la Sociedad, o sus causahabientes o representante (Debidamente acreditados) podrán consultar los datos que suministrará la información en los términos previstos en la legislación aplicable. Toda solicitud de consulta, corrección, actualización o supresión deberá presentarse por escrito o por correo electrónico, de acuerdo a la información contenida en este documento.
Las consultas serán atendidas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término